Eğitim · Kayıt dönemi

Eğitim Kurumları İçin Bulut Santral

Kayıt döneminde velilerin sorusu cevapsız kalmasın.

Okullar, kurslar ve dershaneler yılın belirli dönemlerinde yoğun telefon trafiğiyle karşılaşır. HızlıSantral, veli ve öğrenci çağrılarını konulara göre ayırır, şubelerinizi tek bir iletişim yapısında toplar ve sezonluk yoğunluğa göre esneyen bir altyapı sunar.

Ücretsiz Dene Fiyatları Gör

Kayıt, muhasebe ve rehberlik için ayrı akış
Şubeleri birleştiren tek numara
Sezona göre artırılan dahili sayısı

Sektörün sorunu

Eğitim kurumlarında telefon trafiğinin zorlukları

Kayıt dönemi açıldığında bir kursun ya da özel okulun telefonu gün boyu susmaz. Veliler ücret, program, servis ve burs gibi konularda bilgi almak ister. Okul sekreterliği ise aynı anda hem yüz yüze gelen velilerle hem de telefonla ilgilenmeye çalışır.

Şubeler arasında kaybolan talepler

Birden fazla şubesi olan kurumlarda veli, hangi şubeyi araması gerektiğini bilmeyebilir. Yanlış şubeyi arayan kişi başka bir numara alıp yeniden aramak zorunda kalır; bu da kayıt kararını erteleyebilir.

Dönemsel dalgalanma

Kayıt haftalarında ihtiyaç duyulan hat kapasitesi, yaz tatilinde ihtiyaç duyulandan çok farklıdır. Sabit kapasiteli klasik bir santral ya yoğun dönemde yetersiz kalır ya da sakin dönemde atıl kapasiteye ödeme yapılır.

Velilerin en çok sorduğu konular

Kayıt ve ön kayıt süreci
Ödeme ve taksit bilgisi
Ders programı ve şube seçimi
Servis ve ulaşım
Rehberlik ve sınav takvimi

Çözüm

Okul ve kurslar için santral özellikleri

Sekreterliğin yükünü azaltan ve velilere net bir yol gösteren araçlar.

Kayıt dönemi menüsü

Sesli karşılamada kayıt seçeneğini öne alın, ilgili danışmanlara doğrudan aktarın.

Yoğunluk için kuyruk

Tüm hatlar doluyken veliler sıraya alınır, beklerken kayıt belgeleri hakkında bilgi dinler.

Şubeler tek santralde

Şubeler arası dahili ile her kampüs kendi ekibini korurken çağrılar aralarında aktarılabilir.

Esnek dahili sayısı

Kayıt haftalarında geçici personel için dahili açın, dönem bitince panelden kapatın.

Tatil anonsları

Resmî tatil ve yaz dönemi için özel anonslar planlayarak velileri bilgilendirin.

Kayıt dönemi raporu

Hangi gün ve saatte çağrıların arttığını görerek bir sonraki dönemin personel planını yapın.

Senaryo

Kayıt haftasında bir velinin çağrısı

Üç şubeli bir kurs, yeni dönem kayıtlarını açtı. Bir veli bilgi almak için arıyor:

01
Tek numaradan giriş
Veli kurumun ortak numarasını arar ve karşılama menüsünden yeni kayıt seçeneğini seçer.
02
Şube seçimi
İkinci menüde kendisine en yakın şubeyi tuşlayan veli, o şubenin kayıt ekibine yönlendirilir.
03
Sırada bekleme
Kayıt danışmanları meşgulse veli kuyruğa alınır ve gerekli belgeler hakkında anons dinler.
04
Muhasebeye aktarım
Program konuşulduktan sonra danışman çağrıyı ödeme detayları için muhasebe dahilisine transfer eder.

Karşılaştırma

Eğitim kurumu için doğru santral seçimi

Dönemsel yoğunluk yaşayan kurumlarda öne çıkan farklar:

Kriter	Klasik santral	HızlıSantral
Kapasite değişikliği	Yeni hat ve cihaz gerekir	Dahili sayısı panelden artırılır veya azaltılır
Şube bağlantısı	Her şube ayrı santral	Şubeler arası dahili ile tek yapı
Sözleşme	Uzun süreli bağlılık yaygındır	Taahhütsüz kullanım
Uzaktan çalışma	Ofis dışından erişim zor	Mobil ve masaüstü uygulama
Menü değişikliği	Teknik servis gerekebilir	IVR panelden güncellenir

Uygulama

Kurumunuza göre yapılandırma önerileri

Tek şubeli bir etüt merkezi için sade bir karşılama, mesai anonsu ve sesli mesajdan e-postaya özelliği çoğu ihtiyacı karşılar. Çok şubeli bir dershane veya özel okulda ise IVR sesli karşılama ile önce konu, ardından şube seçtiren iki kademeli bir menü daha verimli olur.

Velilere tüm şubeler için tek bir numara vermek isterseniz 0850 numara kullanabilirsiniz. Rehber öğretmenler veya uzaktan çalışan idari personel, mobil santral uygulaması ile okul numarası üzerinden velilerle görüşebilir. Kurulumun ilk adımlarında 7/24 destek ekibimiz menünüzü birlikte planlamanıza yardımcı olur.

Veli iletişiminde süreklilik

Kayıt dönemi kapandıktan sonra da telefon trafiği sürer: devamsızlık bildirimleri, veli toplantıları ve sınav takvimi soruları yıl boyunca gelir. Menünüzü dönemlere göre güncelleyerek kayıt seçeneğini sakin aylarda geri plana alabilir, rehberlik veya öğrenci işleri seçeneğini öne çıkarabilirsiniz.

SSS

Eğitim hakkında sık sorulanlar

Aklınıza takılan başka bir soru varsa uzmanlarımız 7/24 yanınızda.

Tüm sorular

Kayıt dönemi bitince fazla dahilileri kapatabilir miyiz?

Evet. Dahili sayısı yönetim panelinden artırılıp azaltılabilir. Uzun süreli sözleşme olmadığı için sakin dönemlerde ihtiyaç duymadığınız kapasiteyi kullanmak zorunda kalmazsınız.

Farklı şehirlerdeki şubelerimizi aynı santrale bağlayabilir miyiz?

Şubeler arası dahili özelliğiyle farklı adreslerdeki kampüsler tek bir santral gibi çalışır. Çağrılar şubeler arasında kısa dahili numaralarla aktarılabilir.

Tatil dönemlerinde arayan velilere ne söylenir?

Mesai saati yönetimi sayesinde tatil günleri için ayrı anonslar tanımlayabilirsiniz. Veliler isterse sesli mesaj bırakabilir ve bu mesajlar e-posta ile ilgili kişiye iletilir.

Öğretmenler kendi numaralarını paylaşmadan velileri arayabilir mi?

Mobil uygulama ile öğretmenler cep telefonlarından kurum numarasıyla arama yapabilir. Böylece kişisel numaralar velilerle paylaşılmaz.

Kurulum için okulumuza teknisyen gelmesi gerekir mi?

Gerekmez. Kurulum online olarak yapılır ve donanım gerektirmez. Masa başında telefon kullanmak isterseniz SIP uyumlu IP telefonlar sisteme bağlanabilir.

Hangi kayıt kanalının daha çok çağrı getirdiğini anlayabilir miyiz?

Menü seçenekleri ve şube bazlı yönlendirmeler üzerinden gelen çağrıları raporlarda ayrı ayrı inceleyebilirsiniz. Bu sayede hangi şubenin ya da programın daha fazla ilgi gördüğünü kayıt dönemi boyunca takip edebilirsiniz.

Devamını okuyun

Ücretsiz deneyin

Kayıt dönemine hazır bir santral kurun

Şubelerinizi tek yapıda birleştirin, dahili sayısını sezona göre ayarlayın ve velilerinize kesintisiz ulaşın.