IVR · Sesli karşılama · Tuşlama menüsü

IVR ve Sesli Karşılama

Arayan herkes kurumsal bir anonsla karşılansın, doğru kişiye tek tuşla ulaşsın.

IVR (Interactive Voice Response), arayanı kayıtlı bir anonsla karşılayıp tuşlamalarına göre ilgili birime aktaran sesli yanıt sistemidir. İyi kurgulanmış bir tuşlama menüsü, telefonu açan ilk kişinin çağrıyı elden ele dolaştırmasını önler. HızlıSantral'da sesli karşılama ve IVR menüleri yönetim panelinden kod yazmadan hazırlanır.

Ücretsiz Dene Fiyatları Gör

Kurumsal karşılama anonsu
Çok katmanlı tuşlama menüleri
Mesai içi ve dışı farklı anonslar

Neler yapabilirsiniz?

IVR ile kurabileceğiniz senaryolar

Sesli karşılama yalnızca bir hoş geldiniz mesajı değildir; çağrının ilk saniyelerini yöneten bir karar ağacıdır.

Departman menüsü

Satış için 1, destek için 2 gibi tuşlamalarla arayanı doğru ekibe aktarın.

Mesai anonsu

Çalışma saatleri dışında farklı bir anons çalarak arayanı bilgilendirin.

Doğrudan dahili

Dahili numarasını bilen arayan, menüyü beklemeden kişiye ulaşabilir.

Dil seçeneği

Yabancı müşterileriniz için ayrı bir dil menüsü dalı oluşturun.

Sesli mesaj bırakma

Kimse müsait değilse arayan mesaj bırakır, kayıt e-postanıza iletilir.

Kuyruğa aktarım

Yoğun birimlere gelen çağrıları sıraya alıp bekleme anonsu çalın.

Menü tasarımı

Arayanı yormayan bir tuşlama menüsü nasıl kurulur?

IVR'ın amacı arayanı hızla doğru yere ulaştırmaktır; menü uzadıkça bu amaçtan uzaklaşılır. Bu yüzden menüyü kurmadan önce size en çok hangi konularda arandığınızı listelemek iyi bir başlangıçtır. En sık gelen talep ilk sırada yer almalı, nadir talepler alt menülere taşınmalıdır.

Kısa ve net anonslar

Anons metninde önce seçeneği, sonra tuşu söylemek dinleyenin işini kolaylaştırır: "Satış ekibimize ulaşmak için 1'e basın." Firma tanıtımını, kampanya duyurusunu veya uzun yasal metinleri karşılama anonsuna sıkıştırmamak gerekir.

Her zaman bir çıkış yolu

Hiçbir seçeneğe uymayan arayan için bir operatör ya da genel karşılama dahilisi tanımlayın. Tuşlama yapmayan veya hatalı tuşlayan arayanın menüde kaybolmaması, müşteri deneyimi açısından en kritik ayrıntılardan biridir.

Adım adım bir örnek için IVR menüsü nasıl hazırlanır rehberimizi okuyabilirsiniz. Menünün arkasındaki kuralları ise çağrı yönlendirme sayfamızda anlatıyoruz.

İyi bir IVR için kontrol listesi

En sık talep ilk seçenekte
Ana menüde az sayıda seçenek
Önce seçenek, sonra tuş numarası
Menüyü tekrar dinleme imkânı
Operatöre bağlanma seçeneği
Mesai dışı için ayrı anons

Kurulum

Sesli karşılamayı panelden kurun

Teknik bilgi gerektirmeyen birkaç ekranda IVR akışınızı yayına alabilirsiniz.

01
Anonsu yükleyin
Stüdyoda ya da kendi sesinizle kaydettiğiniz anonsu panele ekleyin.
02
Tuşları tanımlayın
Her tuşun hangi dahiliye, gruba veya alt menüye gideceğini seçin.
03
Saatleri ayarlayın
Mesai içi ve mesai dışı için hangi menünün çalacağını belirleyin.
04
Arayarak test edin
Numaranızı arayıp her seçeneği deneyerek akışı doğrulayın.

Sektörel kullanım

Farklı işletmeler IVR'ı nasıl kullanıyor?

Tuşlama menüsünün yapısı sektöre göre değişir. Bir e-ticaret işletmesi sipariş takibi, iade ve yeni sipariş gibi seçenekleri öne çıkarırken bir sağlık kuruluşu randevu ve sonuç sorgulama gibi başlıklara odaklanır. Eğitim kurumlarında ise kayıt dönemlerinde menüye geçici bir seçenek eklemek yaygın bir uygulamadır.

Menüyü sabit bir yapı olarak düşünmemek gerekir. Kampanya dönemleri, tatiller veya yeni bir hizmetin başlaması gibi durumlarda anonsu güncellemek, panelde birkaç dakikalık bir iştir. Karşılama numarası olarak Türkiye genelinde tek numara sunan 0850 numara kullanmak, menünün her yerden aynı şekilde çalışmasını sağlar.

Menüyü yayına aldıktan sonra arayanların hangi seçenekleri daha sık kullandığını raporlardan takip etmek, menü sırasını gerçek kullanıma göre güncellemenize yardımcı olur.

SSS

IVR ve Sesli Karşılama hakkında sık sorulanlar

Aklınıza takılan başka bir soru varsa uzmanlarımız 7/24 yanınızda.

Tüm sorular

IVR anonsunu kendim kaydedebilir miyim?

Evet. Sessiz bir ortamda kaydettiğiniz anonsu panele yükleyerek kullanabilirsiniz. Daha kurumsal bir ses istiyorsanız profesyonel seslendirme hizmetinden aldığınız dosyayı da ekleyebilirsiniz.

Tuşlama menüsünde kaç seçenek olmalı?

Kesin bir kural yoktur, ancak ana menüyü kısa tutmak arayanın seçenekleri akılda tutmasını kolaylaştırır. Çok sayıda başlık varsa bunları alt menülere bölmek daha iyi sonuç verir.

Mesai dışında farklı bir anons çalabilir mi?

Evet. Mesai saatlerini panelde tanımladıktan sonra mesai dışı için ayrı bir anons ve farklı bir yönlendirme belirleyebilirsiniz. Tatil günleri için de özel bir akış oluşturmak mümkündür.

Arayan hiçbir tuşa basmazsa ne olur?

Belirlediğiniz süre sonunda menü tekrar okunabilir ya da çağrı otomatik olarak bir operatöre veya genel gruba aktarılabilir. Bu davranışı panelden siz seçersiniz.

IVR menüsünü sonradan değiştirmek zor mu?

Hayır. Anons dosyasını değiştirmek veya bir tuşun yönlendirdiği yeri güncellemek panelden birkaç adımda yapılır ve değişiklik hemen yürürlüğe girer.

IVR yalnızca büyük şirketler için mi uygundur?

Hayır. Birkaç kişilik bir ofis bile kısa bir karşılama anonsu ve iki üç seçenekli bir menüyle daha kurumsal bir izlenim bırakabilir. Menünüzü ekibiniz büyüdükçe yeni seçeneklerle genişletebilirsiniz.

Devamını okuyun

Ücretsiz deneyin

Kurumsal karşılamanızı bugün yayına alın

IVR menünüzü panelden kurun, ihtiyaç halinde destek ekibimiz akışı sizinle birlikte tasarlasın.