Çağrı kaydı · Ses kaydı · Kalite

Çağrı Kaydı

Önemli görüşmeler kayıt altında, ihtiyaç duyduğunuzda tek tıkla erişilebilir.

Çağrı kaydı, santral üzerinden yapılan gelen ve giden görüşmelerin ses dosyası olarak saklanmasını sağlar. Müşteriyle yapılan sözlü bir mutabakatı doğrulamak, yeni başlayan bir ekip arkadaşına örnek görüşme dinletmek veya bir şikâyeti netleştirmek için kayıtlar değerli bir kaynaktır. HızlıSantral'da ses kayıtları yönetim panelinden aranır, dinlenir ve yetkiye göre paylaşılır.

Ücretsiz Dene Fiyatları Gör

Gelen ve giden çağrıların kaydı
Tarih, dahili ve numaraya göre arama
Kullanıcı bazlı erişim yetkisi

Kullanım alanları

Ses kayıtları ne işe yarar?

Kayıt almak tek başına bir amaç değildir; asıl değer kayıtların nasıl kullanıldığında ortaya çıkar.

Hizmet kalitesi

Örnek görüşmeleri dinleyerek ekibin müşteriye yaklaşımını değerlendirin.

Ekip eğitimi

Başarılı görüşmeleri yeni çalışanların eğitiminde örnek olarak kullanın.

Sözlü mutabakat

Telefonda verilen sipariş veya onayların ayrıntısını sonradan doğrulayın.

Şikâyet incelemesi

Anlaşmazlık durumunda görüşmenin gerçekte nasıl geçtiğini dinleyin.

Süreç iyileştirme

Sık tekrarlanan soruları tespit ederek IVR veya web içeriğinizi güncelleyin.

Yasal çerçeve

Çağrı kaydı ve KVKK: dikkat edilmesi gerekenler

Ses kaydı, kişisel veri niteliği taşır. Bu nedenle çağrı kaydı yapan bir işletmenin Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve ilgili mevzuat çerçevesinde hareket etmesi gerekir. Aşağıdaki başlıklar genel bir yol haritası sunar; kendi durumunuz için hukuk danışmanınızın görüşünü almanızı öneririz.

Aydınlatma

Arayan kişinin görüşmenin kaydedildiğini, hangi amaçla kaydedildiğini ve haklarını nereden öğrenebileceğini bilmesi gerekir. Pek çok işletme bunu karşılama anonsuna eklenen kısa bir bilgilendirme cümlesiyle ve web sitesindeki aydınlatma metniyle sağlar. Anonsu sesli karşılama akışınıza kolayca ekleyebilirsiniz.

Amaçla sınırlılık ve saklama

Kayıtlar yalnızca belirlenen amaç için kullanılmalı ve bu amacın gerektirdiği süreden fazla tutulmamalıdır. Saklama süresini kendi faaliyet alanınıza uygulanan mevzuata göre belirlemeniz gerekir.

Erişim yetkisi

Her çalışanın tüm kayıtlara erişmesi gerekmez. Kayıtları dinleme ve indirme yetkisini yalnızca ihtiyacı olan yöneticilere vermek, hem veri güvenliği hem de hesap verebilirlik açısından doğru yaklaşımdır.

Kayda başlamadan önce

Kayıt amacını yazılı olarak belirleyin
Karşılama anonsuna bilgilendirme ekleyin
Aydınlatma metninizi güncelleyin
Erişim yetkilerini sınırlandırın
Saklama süresini netleştirin

Kullanım

Kayıtlara panelden ulaşmak

Aradığınız görüşmeyi uzun listeler arasında kaybolmadan bulun. Yetkili kullanıcılar ihtiyaç duydukları kayda birkaç tıkla ulaşabilir, diğer kullanıcılar ise kayıt listesini hiç görmez.

01
Kaydı etkinleştirin
Kayıt alınacak dahilileri veya grupları panelde seçin.
02
Filtreleyin
Tarih aralığı, dahili ya da telefon numarasıyla görüşmeyi bulun.
03
Dinleyin veya indirin
Yetkiniz dahilinde kaydı tarayıcıda dinleyin ya da dosya olarak indirin.

Karşılaştırma

Not almak mı, çağrı kaydı mı?

Görüşme sonrası tutulan notlar ile ses kaydının sağladığı bilgi aynı değildir.

Kriter	Elle tutulan notlar	HızlıSantral çağrı kaydı
Ayrıntı düzeyi	Temsilcinin hatırladığı kadar	Görüşmenin tamamı
Anlaşmazlık durumu	Yoruma açık	Görüşme yeniden dinlenebilir
Eğitim değeri	Sınırlı	Gerçek örneklerle eğitim
Erişim	Kişisel dosyalarda dağınık	Panelde tarih ve numaraya göre
Yetki kontrolü	Takibi zor	Kullanıcı bazlı tanımlanır

Bütünleşik kullanım

Kayıtları diğer araçlarla birlikte kullanın

Ses kaydı, raporlama ve entegrasyonla birleştiğinde daha anlamlı hale gelir. Örneğin çağrı merkezi yazılımı raporlarında uzun süren veya tekrar eden görüşmeleri belirleyip bu görüşmelerin kayıtlarını dinleyerek kök nedeni bulabilirsiniz.

Müşteri kayıtlarınızı tuttuğunuz sistemle santrali birbirine bağladığınızda, görüşme geçmişini müşteri kartından takip etmek de mümkün olur. Bu konudaki seçenekleri CRM entegrasyonu sayfamızda bulabilirsiniz. Yoğun çağrı alan ekipler için çağrı merkezi çözümlerimize de göz atabilirsiniz.

SSS

Çağrı Kaydı hakkında sık sorulanlar

Aklınıza takılan başka bir soru varsa uzmanlarımız 7/24 yanınızda.

Tüm sorular

Tüm çağrılar otomatik olarak kaydedilir mi?

Kayıt, panelde seçtiğiniz dahililer veya gruplar için etkinleştirilir. Böylece yalnızca kaydedilmesi gereken görüşmeleri kayıt altına alabilirsiniz.

Çağrı kaydı yapmak KVKK'ya aykırı mı?

Kayıt yapmak tek başına aykırı değildir; önemli olan ilgili mevzuata uygun şekilde aydınlatma yapmak, kaydı belirli bir amaçla sınırlamak ve güvenli şekilde saklamaktır. Kendi süreçleriniz için hukuk danışmanınızdan görüş almanızı öneririz.

Kayıtlara kimler erişebilir?

Erişim yetkisini panelden kullanıcı bazında belirlersiniz. Kayıtları dinleme ve indirme hakkını yalnızca ilgili yöneticilere tanımlayabilirsiniz.

Mobil uygulamadan yapılan görüşmeler de kaydedilir mi?

Görüşme santral üzerinden yapıldığı sürece, kayıt ayarı açık olan dahililerde cihaz fark etmeksizin kayıt alınabilir. Kurulum sırasında bu ayarı destek ekibimizle birlikte doğrulayabilirsiniz.

Arayana kayıt yapıldığını nasıl bildirebilirim?

En yaygın yöntem, sesli karşılama anonsuna görüşmenin kaydedilebileceğini belirten kısa bir cümle eklemektir. Bu bilgilendirmeyi web sitenizdeki aydınlatma metniyle desteklemeniz önerilir.

Kayıtları ne kadar süre saklamalıyım?

Saklama süresi, kaydın amacına ve faaliyet alanınıza uygulanan mevzuata göre değişir. Süreyi belirlerken hukuk danışmanınızla birlikte hareket etmenizi ve amacı ortadan kalkan kayıtları silmenizi öneririz.

Devamını okuyun

Ücretsiz deneyin

Görüşmelerinizi güvenle kayıt altına alın

Çağrı kaydını ihtiyaç duyduğunuz dahililerde açın, erişimi yetkiyle yönetin.